소개
기업 내 컨텐츠가 기하급수적으로 늘어나고 있는 상황에서 기존의 컨텐츠 관리시스템으로부터 필요한 시점에 정확한 정보를 찾아내기 위한 새로운 체계가
필요하게 되었으며, 이러한 산재되어 있는 컨텐츠의 통합 관리 및 활용이 기업 경쟁력의 기준이 되었습니다.
e-Novator ECM은 기존의 단순한 문서관리가 아닌 언제나 지식을 함께 공유, 활용하며 기업의 업무 목적에 맞춰 지식 생산되며 공유되는 공간인 장(場)으로서 정의될 수 있습니다.
또한 강력한 Social 기능과 통합된 인프라로 비즈니스 수행에 필요한 모든 컨텐츠를 현장에서 즉각 생성하고 활용할 수 있는 최적화 된 웹 통합 플랫폼입니다.
Architecture
특장점
e-Novator ECM은 기업에서 발생하는 모든 컨텐츠의 통합 및 중앙집중화와 협업환경 개선으로 일하는 방식의 혁신을 도모합니다.
특히 Microsoft의 Office 제품과 유기적인 연동을 통하여 컨텐츠 창출 및 활용에 극대화할 수 있도록 지원합니다.
| 컨텐츠 중앙화 |
- 1.통합저장소 전사 문서관리 시스템에 필요한 keyword등 사전 정의된 Metadata 정보 입력을 통하여 기업내 다양한 기간계 시스템에서 산출되는 문서에 단일한 원본문서로 접근 할 수 있습니다.
- 2. 분류체계 및 다차원 뷰 조직에 맞는 문서함을 구성하고, 각 조직 체계 및 단위업무별 분류체계를 생성/관리하며, 문서 분류 체계 및 보존 연한등의 정책 정보를 설정할 수 있습니다. 또한 한 문서를 다중 폴더에 할당하는 다차원 View를 제공합니다.
- 3. 다중 포탈 다양한 형태의 협업Site 템플릿을 제공하며, 자동화된 사이트 개설 프로세스로 손쉽게 필요한 사이트를 개설 할 수 있습니다.
- 4. Office Taxonomy 쉬운 메타데이터(Taxonomy)입력을 이용하여 컨텐츠 네비게이션을 손쉽게 생성할 수 있습니다. 또한 어느 사이트에 저장된 문서라도 메타데이타 등록을 통하여 문서센터에서 통합된 조회가 가능하도록 구성됩니다.
- 5. Office Backstage Office Backstage의 기능은 작성되는 문서를 바로 서버로 저장하거나 문서의 속성 정보 및 메타 데이터를 확인할 수 있도록 구성되어 있습니다.
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| 협업환경 개선 |
- 1. 다양한 Viewer 제공 e-Novator ECM 은 웹 브라우저, 윈도우 탐색기, 아웃룩 등 다양한 데스크 탑 프로그램을 통하여 문서 등록 및 조회를 위한 연결 지원 기능을 제공합니다. 웹 브라우저의 경우에도 탐색기를 통한 파일의 멀티 업로드가 지원됩니다.
- 2. 직관적 도구 사용자에게 익숙하고 손쉬운 Ribbon UI를 제공하며 문서와 같은 비정형 데이터를 포함하여, 웹 페이지 및 이미지, 동영상 등 멀티 미디어를 관리하고 재활용할 수 있는 기능을 제공합니다. 따라서 별다른 교육 없이도 누구나 손쉽게 주요 컨텐츠를 활용할 수 있습니다.
- 3. 의사결정 프로세스 e-Novator ECM은 SharePoint의 Windows Workflow Foundation 기반의 문서 워크플로우를 지원합니다. 이를 통하여 중요 문서의 게시 승인 절차를 구현합니다. 워크플로우는 오피스 클라이언트에서 직접 시작하고 관리할 수 있도록 지원됩니다.
- 4. Web Apps(공동작업) 오피스와 오피스 웹 애플리케이션과 셰어 포인트의 통합은 사용자가 쉽게 자주 사용하는 생산성 도구와 함께 작업할 수 있도록 도와줍니다. Web Apps를 통하여 사용자의 PC에 오피스 애플리케이션 없이도 오피스 문서의 조회/수정 및 공동 작업이 가능해 집니다.
- 5. Office 연동 공지사항, 게시판, 문서함, 연락처 등의 다양한 협업기능을 제공할 뿐 아니라 일정, 문서, 작업, 구성원 등의 정보를 오피스 애플리케이션과 연계하여 다양한 형태의 협업이 가능하도록 지원합니다.
- 6. 온/오프라인 협업(Workspace) 비즈니스는 오프라인이거나 외부환경에서도 끊김 없이 수행되어야 합니다. Workspace는 작업 영역에서 공유되는 데이터가 각 구성원의 로컬 PC에 저장되기 때문에 오프라인 환경에서도 해당 데이터의 조회가 가능하며, 온라인 상황으로 전환 되는대로 자동 반영되어 편리합니다.
- 7. 모바일 서비스 연동(Full Browsing) 서로 다른 시간과 서로 다른 장소에서 작업하는 비중이 높아지고 있음에 따라 포탈의 컨텐츠는 웹 브라우저뿐만 아니라 모바일 환경에서도 자유롭게 엑세스 되고 활용될 수 있어야 합니다.
- 8. Contents 통합 검색 Enterprise 2.0 환경에서의 기업 검색은 사람과 문서를 연결하는 것을 넘어서서 사람과 사람, 사람과 시스템을 연결해주는 커뮤니케이션 인프라로 자리 매김하고 있습니다. 임직원들의 자발적인 참여를 유도하여 사내 및 사외 전문가 정보를 축적하고 쉽게 검색하거나 비즈니스와 사용자 간의 상호 작용하는 검색 환경을 제공하여 상황에 맞는 검색결과를 제공할 수 있습니다.
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| 컨텐츠 관리 체계 강화 |
- 1. 권한관리 Active Directory의 사용자와 그룹을 기반으로 사용자 및 그룹의 권한을 매핑하여 문서 및 문서함에 책임/권한을 지정합니다.
- 2. 폴더별 접근제어 SPS 에서는 문서 생성부터 폐기 및 아카이빙까지의 전반적인 문서 생명 주기 관련 사항을 자체 워크플로우 엔진 및 문서 메타 데이터 관리 도구, 정책 수립 도구 등을 이용하여 제공하고 있습니다.
- 3. 계층별 접근권한 포털 사용자는 개인별/부서별/폴더별 접근권한을 할당 할 수 있습니다. 특정 소속부서의 권한 뿐만 아니라 목적별 협업사이트 중 일부에만 권한을 부여받거나 Mysites와 같이 개인에게 모든 권한을 위임할 수도 있습니다. 또한 폴더에 접근권한을 부여 받았더라도 특정 파일에 대한 접근을 제한할 수도 있습니다.
- 4. 버전 관리 / Check In-Out 문서의 메타데이터가 변경 되면 버전이력이 관리되어집니다. 현재 버전에서 잘못 작업하는 등의 경우에 이전 버전을 복원할 수도 있으며, 이전 버전에 대한 비교기능을 제공합니다. 체크 인/아웃의 경우 SharePoint 의 built-In 기능으로 동시 저장에 대한 무결성을 보장합니다.
- 5. 이력 관리 문서의 등록, 수정, 조회, 보관, 폐기 등의 변경 사항을 저장하여 해당 정보를 사용자에게 제공함으로써 문서의 이력 추적이 가능하고, 문서 변조 / 훼손 /멸실로 인한 문제를 방지합니다.
- 6. 속성 관리 전사문서관리시스템의 문서속성 정보는 문서템플릿 및 메타데이터 속성 입력 창을 통하여 입력할 수 있으며, 문서속성 정보는 MS Office (Work, Excel, PowerPoint 등) 속성 입력 창 또는 SharePoint 문서 속성관리 페이지에서도 편집이 가능합니다.
- 7. 시스템 관리 시스템 관리에서 게층별 관리자 할당, 사용자 및 폴더에 대한 권한관리를 적용합니다. 또한, 폴더의 생명주기에 따라 폴더간 문서의 이관/ 취합/ 분산이 가능하도록 관리합니다.
- 8. 시스템(통계) 관리 e-Novator ECM 의 통계부분은 SharePoint 에서 부족한 부분을 보완한 모듈로써, 사이트별 통계 및 전체 통계에 대해 다양한 항목에 대한 통계를 제공하며, 엑셀 서비스와 연계하여 그래프 및 표 형태의 출력을 지원합니다. 가장 많이 접속한 브라우저 종류에서 부터 부서별, 사용자별 접속 현황 통계를 제공합니다.
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도입효과
e-Novator ECM을 도입함으로서 기대효과는 기업내 컨텐트 운용의 효율성, 생산성, 조직의 대응력을 최적화하여 비즈니스 프로세스의 주요 부분을
활성화하고, 비즈니스 어플리케이션과 연결함으로써 인적 자원과 시스템적 자원을 모두 효율적으로 사용할 수 있게 됩니다.
도입효과
- 문서관리의 체계확립 및 자산화
- 컨텐트 관리기능을 통한 자산보호
- 컨텐츠의 효율적인 관리를 통한 비용 절감
- 협업을 통한 업무시간 단축
